Organisation und Management von Inhalten
Inhaltsverwaltung - konventionell oder strukturiert?Seit einiger Zeit hat sich die Erkenntnis durchgesetzt, dass es sinnvoll ist, bei der Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten den Inhalt und die Form (Darstellung) voneinander zu trennen.
Damit wird es möglich, das Endprodukt genau für die geplante Verwendung
(Print, Bildschirm, Internet) zu optimieren, ohne die Komponenten jeweils neu zu bearbeiten.
Auch müssen Änderungen oder auch Lokalisierungen (Übersetzungen) nur einmal durchgeführt und mit den entsprechenden Werkzeugen zum Endprodukt umgesetzt werden, was weitgehend automatisiert werden kann.
Grundsätzlich gibt es dafür zwei Alternativen in verschiedenen Variationen:
- Strukturierung
- Datenbankgestützes oder dateibasierendes Management
Hier nun eine stark verkürzte Darstellung aus der Sicht unserer täglichen Praxis:
Strukturierung
Zur Erstellung standardisierter Inhalte und Dokumente wird auf eine
Dokumenttypdefinition - DTD - zurückgegriffen.
Eine solche Datei beschreibt den Aufbau eines Dokuments und legt den kompletten inhaltlichen Aufbau fest.
Mit Hilfe standardisierter SGML- oder XML - Systeme werden die Informationen beschrieben und mit Hilfe der DTD strukturiert.
Das Verfahren hat, ist es erst einmal eingeführt, erhebliche Vorteile.
Für unserern Kundenkreis - und dazu gehören auch mittlere und größere Unternehmen - überwiegen jedoch die Nachteile:
- Die Umstellung erfordert eine intensive zeitaufwendige Vorbereitung,
- sie ist mit hohen Kosten verbunden,
- Hardware, Lizenzen und externe Dienstleistungen sind erforderlich,
- Spezialkenntnisse sind erforderlich (Schulung),
- Performanceprobleme können auftreten.
Im November 2008 wurde in der Fachpresse von einem bekannten deutschen Konzern berichtet, der zwei Jahre Vorbereitungszeit und 60 Millionen EUR in die Umstellung investiert hat, ohne bisher spürbar von den Vorteilen zu profitieren.
Auch mit herkömmlichen Mitteln lässt sich eine effektive Inhaltsverwaltung organisieren.
Projektmanagement
Die einzelnen Komponenten eines Projektes ( Texte, Zeichnungen, Grafiken, Bilder) werden in einer vorgegebenen Abfolge erstellt.
Es werden Formate ausgewählt, die offen beschrieben sind und daher auch später noch unabhängig von den Änderungen der Standardprogramme verwendet werden können.
Ganz bestimmte Zwischenergebnisse werden als Ausgangsmaterial für Änderungen gesichert.
Die einzelnen Bausteine können sowohl in einem Datenbank- als auch in einem Dateisystem abgelegt und verwaltet werden.
Unsere Vorschläge für die Umsetzung folgen in den entsprechenden Rubriken.
Zum Schluss werden die Inhalte mit Hilfe von Templates (Vorlagen) für die vorgesehene Verwendung in Form gebracht.
PDF- Workflow
Wir verwenden für die Erstellung der Endfassungen vor allem das PDF - Portable Document Format.
PDF ist ein offen beschriebenes, standardisiertes Format, das die Dokumente beschreibt und auf jedem Betriebssystem zur Verfügung steht.
Dabei können für den jeweiligen Verwendungszweck optimierte Varianten und Formate erstellt werden.
Der Anwender braucht keine eigenen Lizenzen, der kostenlose Adobe Acrobat Reader® ist für die Weiterverwendung ausreichend.
Weitere Informationen finden Sie auf der Seite PDF-Worklow.